Gestión del cambio en las organizaciones

La Gestión del Cambio en las Organizaciones consiste en un enfoque integral, sistemático y estructurado que permite a los individuos, grupos y organizaciones abordar con éxito la transición de un estado actual considerado insatisfactorio en términos de negocio a un estado futuro deseable desde un punto de vista estratégico.

Cualquier cambio puede tener, para bien o para mal, un impacto decisivo en una organización en términos de productividad, competitividad y rentabilidad. Analizar este impacto puede ser difícil para aquellos que no tienen las habilidades necesarias:

  • comprender el contexto y las dinámicas psicosociales que intervienen en las situaciones de transformación;
  • ser capaz de gestionar transformaciones tales como proyectos a medio-largo plazo;
  • poder controlar constantemente los efectos de cada intervención y los resultados en términos de negocio.

 

 

Gestión del cambio en las organizaciones: ciclo de vida

 

El marco del ciclo de vida consta de 5 pasos:

La definición de los cambios a implementar. Corresponde a la fase inicial del proyecto de cambio organizacional, en la que es necesario transformar los objetivos estratégicos en productos específicos y definir los criterios con los que medir el logro de los objetivos de cambio.
La planificación de las acciones a realizar. Se trata de estructurar un proyecto complejo que involucra la cultura y el comportamiento de las personas, la tecnología y los procesos. En particular, debe prestarse atención a las posibles resistencias internas y a las acciones necesarias para gestionarlas. Dado el impacto directo en el negocio y la sensibilidad de la intervención en el personal, también es importante identificar y analizar los riesgos involucrados en esta operación.
La implementación de tales acciones. Prevé la aplicación progresiva de los resultados previstos, junto con las acciones llevadas a cabo para prevenir o mitigar los riesgos y la posible resistencia.
Gestión de la transición. Se trata de la medición sistemática de los resultados obtenidos incluso después de la finalización del proyecto de cambio. Es importante que la nueva forma de trabajar se estabilice y que las personas aprendan rápidamente y adopten las nuevas formas.
Intervenciones en apoyo del cambio. La gente tiene el hábito de volver después de un tiempo a las viejas formas de trabajo y a los viejos hábitos si no hay una acción continua de comunicación por parte de la dirección a todos los niveles que desanime esta tendencia y recompense a aquellos que adoptan la nueva lógica. Esta parte del ciclo de vida del cambio ilustra las acciones que deben emprenderse en este sentido y los métodos de comunicación que deben adoptarse.

 

 


 

Efectos sobre las personas

El tema del cambio siempre ha estado en el centro del pensamiento empresarial. El mercado está en constante cambio, las empresas deben encontrar una forma de prosperar revisando su reposicionamiento. Esto requiere revisiones consecuentes del modelo organizativo de la empresa y peticiones de cambio de hábitos.

El cambio es constante, pero es un error creer que sólo hay una manera de gestionar el cambio.

Las consecuencias potenciales del proceso de cambio y cómo se gestiona

Las experiencias de las personas son importantes. Al iniciar una revisión de las estructuras y los procesos, el objetivo de la empresa es lograr rápidamente un reajuste. Para que esto suceda necesitamos conocer a las personas que componen la organización y trabajar para crear un proyecto de acompañamiento que sea efectivo.

En la vida de las personas, las dimensiones del pasado, presente y futuro juegan un papel importante en el cambio. En la gestión del cambio y en la gestión de cambios o reorganizaciones, los pensamientos y acciones de los directivos y profesionales van desde el presente del «aquí y ahora» hasta el futuro lejano o las experiencias pasadas.

Los pensamientos y las acciones varían en el tiempo, juntos e independientemente. Por ejemplo, una acción del presente puede estar motivada por una previsión de futuro o por el resultado de una decisión tomada en el pasado. Durante un evento emocionalmente intenso, es posible que las acciones estén separadas de los pensamientos. En estas situaciones nos dejamos llevar inevitablemente por la dimensión del presente inmediato.

Debemos buscar una armonización entre la visión típica de la alta dirección (a menudo centrada únicamente en las necesidades de la empresa) y la necesidad de claridad operativa y reducción de la incertidumbre que presenta la base organizativa, con todo respeto.

El papel de los recursos humanos en la gestión del cambio

La función de RRHH tiene la necesidad de gestionar los proyectos de reorganización fomentando el desarrollo de un sentido concreto. Para ello, hay que tener en cuenta no sólo las situaciones individuales, sino también la presencia de fenómenos recursivos. En otras palabras: tenemos suficiente experiencia para decir que ciertos tipos de cambio organizacional probablemente tendrán efectos concretos en el trabajo de las personas y en los impactos psicológicos. Reconocer sus características es lo que podría permitirnos gestionar mejor un posible proyecto de gestión del cambio.

Aquí hay un primer mapa para ver las diferencias:

Clase de modificación

Efectos

Impacto psicológico

Áreas de intervención

Reducción de personal

Inseguridad

Ansiedad

Transparencia y participación

Aplanamiento

Congelación de carrera

Pérdida de autoestima

Delegación y autogestión

Descentralización

Fragmentación y aislamiento

Actitudes competitivas

Trabajo en equipo

Reorganización

Desplazamiento

Frustración

Autoevaluación

Reducción de costes

Aumento de la carga de trabajo

Sobreesfuerzo

Gestión del tiempo y del trabajo

Innovación tecnológica

Reducción de la capacidad

Reducción de la autoeficacia

Reurbanización

Cambio de competencias

Obsolescencia e incoherencia

Autodefensa

Formación y educación

 

 


 

 

¿Por qué es tan importante la gestión del cambio?

 

En un mundo corporativo cada vez más dinámico y competitivo, las empresas necesitan encontrar soluciones que añadan valor y las hagan más sólidas ante el cambio y la innovación.

Es por eso que la gestión del cambio ha adquirido una importancia cada vez mayor. Es una herramienta que ayuda a la gestión empresarial en la difícil tarea de implementar cambios estructurales, estrategias operativas o tácticas para obtener las transformaciones necesarias para el crecimiento de la empresa conforme a sus valores.

 

 

Stakeholders: Modelo de responsabilidad social

El término «stakeholders» fue creado por el filósofo Robert Edward Freeman. Los stakeholders son las partes interesadas de una organización.

Según los modelos de stakeholders, la empresa es vista como una organización social que genera algún beneficio para los socios o stakeholders, siendo así un modelo de responsabilidad social.

 

 

Características de la gestión empresarial

Tanto en el modelo tradicional como en el moderno, cada organización adopta el que mejor satisface sus necesidades y define el mejor perfil para su gestión, así como la forma en que llevará a cabo los siguientes principios:

  • Organización
  • Metas y objetivos;
  • Producción de sus servicios y productos;
  • Integración de procesos de negocio;
  • Reacción a situaciones adversas.

 

 

¿Cuál es el papel de las organizaciones en la gestión del cambio?

El objetivo es que las empresas formen sus comités y animen a sus empleados a dominar esta competencia, o que contraten consultoras especializadas en la materia para que ayuden a implementar las transformaciones necesarias. Esos cambios podrían ser a nivel de:

  • Procesos
  • Recursos Humanos
  • Administrativo
  • Financieros
  • Desarrollo y expansión
  • Plan de negocios
  • Planificación estratégica
  • Imagen de marca
  • Marketing externo e interno
  • Proveedores
  • Tecnología

 

Cómo debe llevarse a cabo la gestión del cambio

Para que la gestión del cambio tenga éxito, debe basarse en un mapeo adecuado de todos los procedimientos que se utilizan actualmente en la empresa, incluyendo su cultura, liderazgo y capital humano. Este análisis debe contemplar el entorno empresarial en general, la mentalidad de los empleados e identificar las influencias en la toma de decisiones.

La gestión del cambio permite que las estrategias se implementen y se reflejen en las acciones de los empleados. Después de todo, son las personas las que hacen que las transformaciones sucedan.

 

Impacto de las mejoras en la organización

La gestión del cambio puede ser eficaz para mejorar varios sectores, entre ellos:

  • aumentar la competitividad;
  • implementación de soluciones tecnológicas
  • factores financieros cambiantes;
  • satisfacer las demandas y expectativas de los clientes;
  • eliminación de las deficiencias en el rendimiento;
  • implementación de nuevos liderazgos;
  • fusión y constitución de sociedades;
  • orientación a nivel conductual de los trabajadores.

 

El reto de la gestión del cambio

Aunque es tan importante para el crecimiento de cualquier negocio, la implementación de cambios no es en absoluto simple o fácil.

Esta implementación no ocurre de la noche a la mañana y,  por lo general, se enfrenta a gran resistencia dentro de las organizaciones.

La gestión del cambio es necesaria porque implica un conjunto de estructuras, procesos, herramientas y técnicas que ayudarán a las personas y a los equipos a adaptarse a lo nuevo.

Sin embargo, al mismo tiempo, representa grandes y distintas dificultades en los empleados, especialmente cuando se trata de cambiar procesos y hábitos, crear una nueva área o implementar un nuevo sistema de producción.

Por esta razón, las empresas deben ser conscientes de que se enfrentarán a muchos desafíos durante este esfuerzo. El mayor de ellos será convencer a los empleados de la importancia de realizar estos cambios. Esto sucede principalmente porque los empleados piensan que si siempre han actuado de una manera que ha representado buenos resultados, entonces no necesitan cambiar.

 

Ventajas y desventajas de la gestión del cambio

Otro punto que debe ser considerado es el contexto organizacional y las ventajas de los cambios objetivos, entendiendo la razón para implementarlos y los propósitos que se persiguen con ellos.

Este tipo de cambio tiene ventajas y desventajas, las cuales deben ser consideradas antes de iniciar el proceso.

Ventajas:

  • Gerentes y directores implementando nuevas estrategias y tácticas
  • Alineación de la producción y las estrategias
  • Planificar objetivos específicos con resultados fácilmente evaluables
  • Descubrir soluciones creativas e innovadoras a través de la visión del gestor
  • Modelos de gestión más flexibles

Desventajas:

  • Puede causar dificultades a los empleados para alcanzar sus objetivos
  • Muchos de los cambios implementados pueden dificultar la elaboración de tareas
  • Gerentes sobrecargados
  • Resistencia de algunos empleados al cambio
  • Puede haber divergencia de ideas, por lo que debe haber una comunicación abierta entre los gerentes y el equipo.

 

10 consejos para mejorar la resiliencia del equipo y tener éxito en la gestión del cambio

  1. Ponga un ejemplo – sea más efectivo y eficiente. Aumente la credibilidad del trabajo que está haciendo.
  2. Mantenga el equilibrio – sea más proactivo, evite perder el control y también los famosos «fuegos» de la vida diaria.
  3. Enfoque cuidadoso – entender su situación y adaptarse en consecuencia.
  4. Valide a sus empleados – Concéntrese en ellos. Recuerde que las organizaciones no cambian, la gente sí.
  5. Alinearse con su equipo – deje que el rostro y la voz del cambio (líderes y gerentes de alto nivel) trabajen para prosperar.
  6. Identifique las causas de la resistencia: tenga el control y asegúrese de que no está reaccionando a un síntoma, sino que está tratando la causa de la resistencia.
  7. Entienda rápido a planear – no se sorprenda por la resistencia. Espérenla y planifiquen.
  8. Incorpore la gestión de la resistencia en todas las fases de su estrategia de gestión del cambio y plan de desarrollo.
  9. Involucre a las personas adecuadas: los líderes, gerentes y supervisores de alto nivel son las personas ideales en la organización para manejar la resistencia.
  10. Eliminar las causas de la resistencia – Si se hace bien la primera vez, una gestión eficaz del cambio puede eliminar muchas de las causas de la resistencia incluso antes de que ocurran.

 

La presencia de un líder en el rol de Patrocinador Organizacional

Este razonamiento es uno de los obstáculos que debe superar la gestión del cambio. Para que los empleados puedan participar, es esencial contar con una metodología centrada en la valoración de las personas.

En esta estrategia, la presencia de un líder en un proyecto de gestión del cambio es fundamental en el papel del patrocinador organizacional (individuo/grupo interno o externo que proporciona los recursos financieros para el proyecto), es él quien tendrá la visión de lo que la empresa necesita lograr y explicará a los involucrados la necesidad del cambio.

El liderazgo necesita comprar la idea de cambio, siendo el ejemplo y jugando el papel de dirigir a otros, es decir, debe actuar como una extensión del apadrinamiento a otras áreas. Independientemente de la dimensión de la actuación, el patrocinador tiene una visión de lo que la empresa necesita lograr, también explica la necesidad de cambio para los involucrados.

 

La metodología en la gestión del cambio y sus pilares

Otra responsabilidad del patrocinador de la organización es estar presente en el proceso de cambio, estando acompañado por los patrocinadores locales. Esta metodología también implica importantes pilares para asegurar la comprensión y contribución de los empleados, que son:

  1. Comunicación – este primer pilar implica dar visibilidad a los cambios, de modo que los empleados no sólo estén bien informados sobre lo que sucederá, sino que también puedan aprender sobre los impactos positivos que tendrán en su trabajo.
  2. Alineación – la alineación consiste en asegurar que el plan de comunicación sea verdaderamente efectivo. Para ello, debe implicar la transmisión de información de forma clara, sincera y directa para que haya un estímulo motivador y ninguno de los implicados se sienta engañado. Además, necesita una estrategia alineada con el perfil de los destinatarios, eligiendo el mejor vehículo, idioma, momento, entre otros métodos que sean capaces de proporcionar una buena comprensión del mensaje y el compromiso de todos para el éxito de la implementación.
  3. Empoderamiento – Los cambios pueden traer nuevos procesos desconocidos para las personas. En estas situaciones, la formación es necesaria para permitir el conocimiento y el aprendizaje. Este último pilar tiene por objeto enseñar a hacer y se realiza a partir de la encuesta a los empleados que necesitan formación, así como de otros datos necesarios para su realización, como la duración y la elección del profesor.

 

Gobierno Corporativo

La importancia del gobierno corporativo es cada vez más necesaria para las organizaciones. Para que el medio ambiente sea cada vez más saludable, se consolida la implantación de normas de conducta para la protección del valor económico y de la imagen de la empresa.

Esta práctica favorece en gran medida el crecimiento de la empresa, enfocada en sus propios objetivos estratégicos.

Conozca algunas prácticas de gobierno corporativo que elevarán el rendimiento de su empresa:

1. Normas de conducta

Las normas de conducta de una empresa son necesarias para favorecer el entorno empresarial, con mayor eficiencia y transparencia. Después de todo, en nuestra sociedad también hay leyes para todo, incluso para disciplinar el comportamiento de las personas.

Los códigos y manuales de gobierno son creados por las compañías para determinar las actitudes y reglas que se esperan de cada miembro involucrado en el proceso de la compañía, reduciendo el riesgo de malentendidos e impidiendo que cada profesional tome decisiones personales.

2. En línea con la cultura de la organización

En la implantación de las normas y prácticas vinculadas a este sistema de control de gestión, se debe tener en cuenta la misión, la visión y los valores de la propia empresa.

Además de buscar la consecución de fines que satisfagan los intereses de la empresa, se recomienda que el gobierno corporativo permee todas las actividades de la empresa.

3. Definir jerarquía

Para el ejercicio de la responsabilidad corporativa es importante que cada profesional conozca su propio papel en la empresa, para que no se desvíe de los objetivos estratégicos del negocio, que sepa a quién debe dirigirse para aclarar sus dudas y comunicar los resultados de sus funciones.

4. Auditoría interna y externa

Presentar los procesos de negocio de forma transparente, con una responsabilidad fiable ante la realidad. La auditoría interna y externa es necesaria para transmitir al inversor una imagen de profesionalidad y fiabilidad.

Además de las auditorías, la empresa debe crear mecanismos para prevenir y frenar las prácticas que puedan causar daños en el futuro.

5. Acceso a los registros de todas las acciones de la empresa

El acceso a la información debe ser uno de los pilares de una buena política de gobierno corporativo. Es importante que todas las acciones emprendidas por la empresa estén debidamente documentadas, para que exista un historial de gestión empresarial, de modo que si un accionista o un futuro inversor desea tener acceso a estos datos, la empresa pueda disponer de ellos inmediatamente.

Con esta práctica de registrar los pasos del negocio, la empresa facilita la ejecución de la transparencia y la rendición de cuentas, evitando preguntas sobre la gestión actual y las situaciones conflictivas que puedan afectar al negocio.

6. Evaluación constante del desempeño

Las normas de conducta y las prácticas de gestión deben evaluarse periódicamente para poder medir su eficacia y efectividad. El gobierno corporativo tiene como objetivo un conjunto de mejores prácticas para el desarrollo sostenible a largo plazo. Los negocios tienen que ser lo primero.

 

Maximizar el proceso de sinergia y obtener resultados en su gestión del cambio

Es esencial maximizar la efectividad del proceso de sinergia y el equilibrio entre lo estratégico, lo táctico y lo operacional, para hacer la conexión entre el propósito del cambio a realizar por la organización y la nueva realidad de la vida cotidiana de las personas.

De esta manera, es posible asegurar una mejor adhesión de los equipos al proceso de cambio y hacer que la iniciativa sea más exitosa.

 

¿Qué puede hacer el Coaching para promover la gestión del cambio en las organizaciones?

El coaching es una poderosa herramienta de gestión del cambio que proporciona datos, promueve intervenciones conductuales a medida que se desarrollan las habilidades y capacita a los grupos para aprovechar el dinamismo y la fuerza.

Para aquellos que se encuentran en el territorio del mantenimiento, el coaching genera innumerables herramientas de autogestión. Se trata de un proceso fluido que interviene en la organización en función de sus diferentes necesidades de acción, contribuyendo al mejor resultado personal y colectivo y a la mejora de los resultados.

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