La gestión del cambio organizacional ideal busca aprovechar los cambios y novedades que se producen en el entorno para beneficiar a la empresa. Trata de anticiparse a éstos y de crear una estructura organizativa lo bastante flexible como para responder a ellos adecuadamente, facilitando y consiguiendo la implementación exitosa de los procesos de transformación.

El cambio personal o evolución personal es un proceso netamente individual. Nadie puede cambiar a otra persona, ni nadie puede cambiar por nosotros. No existe ningún modelo de intervención para el cambio que sea universal, cada persona deberá seguir su propio camino y superar distintas fases para seguir su evolución personal a medida. Próximamente más documentación y recursos prácticos en esta web.

Introducción a la gestión del cambio organizacional

¿Es realmente necesaria la gestión del cambio? ¿Por qué existe? ¿Quién la aplica? ¿Es fácil de aplicar? ¿Los miembros de la organización colaboran o muestran reticencias hacia la gestión del cambio y el propio cambio? ¿Podemos hacerla más fácil y de forma que ganen todas las partes (organización, directivos y personal vario)?

Vivimos en un mundo que cambia muy rápido. El progreso, las telecomunicaciones y, sobretodo internet, han hecho que la información y los cambios vayan «a la velocidad de la luz». En los últimos 30 años se ha pasado de enviar cartas a enviar emails. De escribir «a máquina» a utilizar un ordenador. De consultar la enciclopedia o ir a la biblioteca a documentarse a buscar la información en internet desde casa o desde el propio teléfono móvil.

Hace 30 años para cambiar el canal de televisión tenías que levantarte del sillón para cambiarlo «manualmente» (tampoco era mucho problema porque máximo existían 2 o 3 canales y había poca variedad televisiva). Hoy en día hay centenares de canales e incluso puedes cambiarlos a través de tu teléfono móvil.

En los últimos 100 años la cantidad de «cambios en la sociedad» ha ido aumentando proporcional y significativamente con el paso del tiempo y el resultado es que cada vez hay más cambios en menor intérvalo de tiempo, por lo que: o te preparas y predispones para cambiar o, con perdón, estás jodid∗.

No jodid∗ en el sentido de que te vayas a morir pero sí de que tu calidad de vida empeorará si no eres capaz de aceptar, adaptarte y gestionar el cambio deliberadamente.

Cuando nos referimos al mundo que cambia muy rápido nos estamos refiriendo a la tecnología, los servicios, la economía, los productos, las empresas, los mercados, los hábitos sociales, la competencia, etc. Por eso las organizaciones/empresas que quieran asegurar su supervivencia y crecer están obligadas a cambiar y adaptarse a los nuevos tiempos, mejorando así su competitividad y productividad.

Que sea una necesidad no significa que vaya a ser fácil, todo lo contrario. Así como todas las personas reconocen que hay que cambiar, adaptarse, saber gestionar los cambios, etc. muy pocos están predispuestos a ello.

El ser humano no suele gustar de las situaciones de cambio por lo que tienden a resistirse a él. Todo aquello desconocido suele producir inseguridad, desconfianza y temor. ¿Por qué? Porque cambiar requiere tiempo y energía. Y el cerebro humano está diseñado para funcionar con el mínimo gasto de energía…

Por eso, las personas son el elemento clave en la gestión del cambio. Sin su colaboración el cambio será mucho más lento, difícil y probablemente no se alcancen los resultados deseados.

Teniendo un equipo consciente de la importancia de gestionar los cambios y motivados para ello, con una buena formación o capacitación el tiempo puede reducirse, así como la cantidad de energía que se ha de poner en ello. Aún así, cambiar no es un proceso cómodo, más bien es incómodo. Por eso es muy importante realizar una buena/ eficaz gestión del cambio porque sino ni el Tato va a colaborar

Podemos afirmar entonces que una de las funciones más importantes del departamento de RRHH es la gestión del cambio organizacional. Habrá de buscar dentro o fuera de la propia empresa a profesionales especializados en ésta y dedicar los recursos necesarios a ésta.

El papel de los recursos humanos en la gestión del cambio

La función de RRHH tiene la necesidad de gestionar los proyectos de reorganización fomentando el desarrollo organizacional. Para ello, hay que tener en cuenta no sólo las situaciones individuales, sino también la presencia de fenómenos típicos que ocurren en las organizaciones. Tenemos suficiente experiencia para decir que ciertos tipos de cambio organizacional probablemente tendrán efectos concretos en el trabajo de las personas y en los impactos psicológicos. Reconocer sus características es lo que podría permitirnos gestionar mejor un posible proyecto de gestión del cambio.

Aquí hay un primer mapa para ver las diferencias:

Clase de modificación

Efectos

Impacto psicológico

Áreas de intervención

Reducción de personal

Inseguridad

Ansiedad

Transparencia y participación

Reducción de costes

Aumento de la carga de trabajo

Sobreesfuerzo

Gestión del tiempo y del trabajo

Cambio de competencias

Obsolescencia e incoherencia

Autodefensa

Formación y aprendizaje

 

 

DEFINICIÓN de "Gestión del cambio"

Heráclito: «El cambio es la única constante»

La gestión del cambio organizacional ideal busca aprovechar los cambios y novedades que se producen en el entorno para beneficiar a la empresa. Trata de anticiparse a éstos y de crear una estructura organizativa lo bastante flexible como para responder a ellos adecuadamente, facilitando y consiguiendo la implementación exitosa de los procesos de transformación. Esto requiere SIEMPRE trabajar con y para las personas en la aceptación y asimilación de los cambios y en la reducción de la resistencia para así conseguir los objetivos deseados.

Hace unas décadas se podía entender la gestión del cambio como un proceso que había de darse puntualmente, de forma asilada, en una organización en un momento concreto. Actualmente es ya un proceso que debe incorporarse en el día a día de la misma.

El cambio organizacional parece un viaje continuo con múltiples destinos que no tiene un verdadero fin, siempre hay un nuevo destino/objetivo, un nuevo cambio a la vuelta de la esquina. Se caracteriza por fuerzas opuestas que actúan continuamente: equilibrar los objetivos a corto plazo con los de largo plazo, dejar atrás viejas costumbres, mentalidad y procesos para orientarse hacia los nuevos, tener paciencia cuando el tiempo apremia, etc.

DEFINICIÓN de "Cambio Organizacional"

Podríamos dar dos definiciones:

  • capacidad de adaptación de las organizaciones a las transformaciones que sufre el medio ambiente interno o externo, mediante el aprendizaje
  • conjunto de variaciones a nivel estructural dentro de las organizaciones que se traducen en nuevos comportamientos/procesos organizacionales

Gestión del cambio IDEAL

Se da cuando el proceso de cambio se lleva a cabo de una manera satisfactoria para todas las partes interesadas en un período corto de tiempo.

Gestión del cambio inexistente o PÉSIMA

Se da cuando en pleno proceso de cambio entre los empleados hay una falta de motivación e implicación y el compromiso con la organización desaparece. El resultado es que la consecución de los objetivos se vuelve utópica y todo el mundo vive en un ambiente de “sálvese quien pueda”

Factores necesarios para la gestión del cambio

Para una adecuada gestión del cambio organizacional se han de dar las 3 situaciones siguientes:

  1. Necesidad de cambio: ¿la gente, tanto personal directivo como empleados tipo, es consciente de que es necesario cambiar? ¿Siente esa necesidad? ¿cuáles son las fuerzas internas y/o externas que empujan a la organización a cambiar?
  2. Implicación de todas las partes y a todos los niveles: para que haya un cambio profundo se ha de contar con el compromiso de la dirección y los responsables de todos los departamentos. Habrá de haber unidad e implicación para poder trabajar y orientar a toda la empresa / trabajadores hacia el cambio deseado. La voluntad de cambio no puede ceñirse a un solo departamento, ha de ser transversal en la empresa, sino no funcionará.
  3.  Cultura de experimentación e innovación: Si se quiere aprender/avanzar es necesario experimentar, innovar incluso. Esta actitud debe ser parte del proceso, probando continuamente nuevas ideas, premiándolas si son exitosas o descartándolas para probar nuevas alternativas. Se ha de respirar en el ambient ese espíritu de innovación y los trabajadores deben sentir que su esfuerzo es bien recibido y así perder el miedo a equivocarse.

El principio del proceso

La gestión del cambio tiene 2 partes fundamentales:

  1. El diagnóstico de la situación actual
  2. El diseño e implementación de la situación deseada

En dicho proceso se actuará a diferentes niveles, como pueden ser:

  1. procesos
  2. personas
  3. sistemas de información
  4. productos
  5. estrategias, etc.

Todas las intervenciones tendrán un efecto doble ya que una modificación de una eructura afecta al comportamiento de las personas.

Para una adecuada gestión del cambio será necesario plantearse previamente:

  1. Por qué
  2. Para qué
  3. Qué
  4. Cómo
  5. Con qué
  6. Quién
  7. Cuándo
  8. Cuánto
  9. Dónde

 

Cómo iniciar un buen proceso de cambio: la PLANIFICACIÓN

No existen recetas mágicas para garantizar un buen proceso de cambio pero sí existen una serie de estrategias imprescindibles para aumentar las probabilidades de tener éxito en este. Son las siguientes:

  • Crear un visión común del cambio, que sea compartida por todas las personas que componen la organización, a ser posible.

Si no sabemos a dónde vamos, nunca llegaremos al destino

“¿Por qué estamos aquí?” ¿Por qué queremos / es necesario cambiar? ¿Cuáles serán los beneficios del cambio? El tener una visión compartida consigue tres objetivos fundamentales:

  1. Aclara, articula y define la meta de la organización
  2. Guía y motiva a todos los que la comparten y sienten como suya
  3. Facilita la medición y evolución del progreso hacia la meta
  • Tener líderes con buenas dotes de comunicación que sean capaces de transmitir esta visión a la empresa
  • Tener un plan de aprendizaje para que los empleados reduzcan su resistencia al cambio y también aprendan sobre los cambios en su trabajo del día a día
  • Crear un sistema para medir el éxito del cambio: que se evaluará, cómo se medirá, con qué frecuencia, etc.
  • Diseñar un plan de seguimiento con las acciones previstas para los posibles escenarios que se puedan dar, tanto si el cambio tiene éxito como si no es el caso.

 

La Gestión del Cambio en las Organizaciones

Consiste en un enfoque integral, sistemático y estructurado que permite a los individuos, grupos y organizaciones abordar con éxito la transición de un estado actual considerado insatisfactorio en términos de negocio a un estado futuro deseable desde un punto de vista estratégico.

Cualquier cambio puede tener, para bien o para mal, un impacto decisivo en una organización en términos de productividad, competitividad y rentabilidad. Analizar este impacto puede ser difícil para aquellos que no tienen las habilidades necesarias:

  • comprender el contexto y las dinámicas psicosociales que intervienen en las situaciones de transformación;
  • ser capaz de gestionar transformaciones tales como proyectos a medio-largo plazo;
  • poder controlar constantemente los efectos de cada intervención y los resultados en términos de negocio.

 

 

Gestión del cambio en las organizaciones: el ciclo de vida

 

El marco del ciclo de vida consta de 5 pasos:

La definición de los cambios a implementar. Corresponde a la fase inicial del proyecto de cambio organizacional, en la que es necesario transformar los objetivos estratégicos en productos específicos y definir los criterios con los que medir el logro de los objetivos de cambio.
La planificación de las acciones a realizar. Se trata de estructurar un proyecto complejo que involucra la cultura y el comportamiento de las personas, la tecnología y los procesos. En particular, debe prestarse atención a las posibles resistencias internas y a las acciones necesarias para gestionarlas. Dado el impacto directo en el negocio y la sensibilidad de la intervención en el personal, también es importante identificar y analizar los riesgos involucrados en esta operación.
La implementación de tales acciones. Prevé la aplicación progresiva de los resultados previstos, junto con las acciones llevadas a cabo para prevenir o mitigar los riesgos y la posible resistencia.
Gestión de la transición. Se trata de la medición sistemática de los resultados obtenidos incluso después de la finalización del proyecto de cambio. Es importante que la nueva forma de trabajar se estabilice y que las personas aprendan rápidamente y adopten las nuevas formas.
Intervenciones en apoyo del cambio. La gente tiene el hábito de volver después de un tiempo a las viejas formas de trabajo y a los viejos hábitos si no hay una acción continua de comunicación por parte de la dirección a todos los niveles que desanime esta tendencia y recompense a aquellos que adoptan la nueva lógica. Esta parte del ciclo de vida del cambio ilustra las acciones que deben emprenderse en este sentido y los métodos de comunicación que deben adoptarse.

 

 


 

Efectos sobre las personas

 

El tema del cambio siempre ha estado en el centro del pensamiento empresarial. El mercado está en constante cambio, las empresas deben encontrar una forma de prosperar revisando su reposicionamiento. Esto requiere revisiones consecuentes del modelo organizativo de la empresa y peticiones de cambio de hábitos.

El cambio es constante, pero es un error creer que sólo hay una manera de gestionar el cambio.

Las consecuencias potenciales del proceso de cambio y cómo se gestiona

Las experiencias de las personas son importantes. Al iniciar una revisión de las estructuras y los procesos, el objetivo de la empresa es lograr rápidamente un reajuste. Para que esto suceda necesitamos conocer a las personas que componen la organización y trabajar para crear un proyecto de acompañamiento que sea efectivo.

En la vida de las personas, las dimensiones del pasado, presente y futuro juegan un papel importante en el cambio. En la gestión del cambio y en la gestión de cambios o reorganizaciones, los pensamientos y acciones de los directivos y profesionales van desde el presente del «aquí y ahora» hasta el futuro lejano o las experiencias pasadas.

Los pensamientos y las acciones varían en el tiempo, juntos e independientemente. Por ejemplo, una acción del presente puede estar motivada por una previsión de futuro o por el resultado de una decisión tomada en el pasado. Durante un evento emocionalmente intenso, es posible que las acciones estén separadas de los pensamientos. En estas situaciones nos dejamos llevar inevitablemente por la dimensión del presente inmediato.

Debemos buscar una armonización entre la visión típica de la alta dirección (a menudo centrada únicamente en las necesidades de la empresa) y la necesidad de claridad operativa y reducción de la incertidumbre que presenta la base organizativa, con todo respeto.

 


 

 

¿Por qué es tan importante la gestión del cambio?

 

En un mundo corporativo cada vez más dinámico y competitivo, las empresas necesitan encontrar soluciones que añadan valor y las hagan más sólidas ante el cambio y la innovación.

Es por eso que la gestión del cambio ha adquirido una importancia cada vez mayor. Es una herramienta que ayuda a la gestión empresarial en la difícil tarea de implementar cambios estructurales, estrategias operativas o tácticas para obtener las transformaciones necesarias para el crecimiento de la empresa conforme a sus valores.

 

 

Stakeholders: Modelo de responsabilidad social

El término «stakeholders» fue creado por el filósofo Robert Edward Freeman. Los stakeholders son las partes interesadas de una organización.

Según los modelos de stakeholders, la empresa es vista como una organización social que genera algún beneficio para los socios o stakeholders, siendo así un modelo de responsabilidad social.

 

 

¿Cuál es el papel de las organizaciones en la gestión del cambio?

El objetivo es que las empresas formen sus comités y animen a sus empleados a dominar esta competencia, o que contraten consultoras especializadas en la materia para que ayuden a implementar las transformaciones necesarias. Esos cambios podrían ser a nivel de:

  • Procesos
  • Recursos Humanos
  • Administrativo
  • Financieros
  • Desarrollo y expansión
  • Plan de negocios
  • Planificación estratégica
  • Imagen de marca
  • Marketing externo e interno
  • Proveedores
  • Tecnología

 

 

Cómo debe llevarse a cabo la gestión del cambio

Para que la gestión del cambio tenga éxito, debe basarse en un mapeo adecuado de todos los procedimientos que se utilizan actualmente en la empresa, incluyendo su cultura, liderazgo y capital humano. Este análisis debe contemplar el entorno empresarial en general, la mentalidad de los empleados e identificar las influencias en la toma de decisiones.

La gestión del cambio permite que las estrategias se implementen y se reflejen en las acciones de los empleados. Después de todo, son las personas las que hacen que las transformaciones sucedan.

 

 

Impacto de las mejoras en la organización

La gestión del cambio puede ser eficaz para mejorar varios sectores, entre ellos:

  • aumentar la competitividad;
  • implementación de soluciones tecnológicas
  • satisfacer las demandas y expectativas de los clientes;
  • eliminación de deficiencias en el rendimiento;
  • implementación de nuevos liderazgos;
  • orientación a nivel conductual de los trabajadores.
  • etc

 

 

El reto de la gestión del cambio

Siendo tan importante para el crecimiento de cualquier negocio, la implementación de cambios no es en absoluto simple o fácil.

Esta implementación no ocurre de la noche a la mañana y, por lo general, se enfrenta a una gran resistencia dentro de las organizaciones, a todos los niveles.

La gestión del cambio es necesaria porque implica un conjunto de estructuras, procesos, herramientas y técnicas que ayudarán a las personas y a los equipos a adaptarse a lo nuevo.

Sin embargo, al mismo tiempo, representa grandes y distintas dificultades en los empleados, especialmente cuando se trata de cambiar procesos y hábitos, crear una nueva área o implementar un nuevo sistema de producción.

Por esta razón, las empresas deben ser conscientes de que se enfrentarán a muchos desafíos durante este esfuerzo. El mayor de ellos será convencer a los empleados de la importancia de realizar estos cambios. Esto sucede principalmente porque los empleados piensan que si siempre han actuado de una manera que ha representado buenos resultados, entonces no necesitan cambiar.

 

 

La metodología en la gestión del cambio y sus pilares

Otra responsabilidad del director de la organización es estar presente en el proceso de cambio, estando acompañado por los patrocinadores locales. Esta metodología también implica importantes pilares para asegurar la comprensión y contribución de los empleados, que son:

  1. Comunicación – este primer pilar implica dar visibilidad a los cambios, de modo que los empleados no sólo estén bien informados sobre lo que sucederá, sino que también puedan aprender sobre los impactos positivos que tendrán en su trabajo.
  2. Alineación – la alineación consiste en asegurar que el plan de comunicación sea verdaderamente efectivo. Para ello, debe implicar la transmisión de información de forma clara, sincera y directa para que haya un estímulo motivador y ninguno de los implicados se sienta engañado. Además, necesita una estrategia alineada con el perfil de los destinatarios, eligiendo el mejor vehículo, idioma, momento, entre otros métodos que sean capaces de proporcionar una buena comprensión del mensaje y el compromiso de todos para el éxito de la implementación.
  3. Empoderamiento – Los cambios pueden traer nuevos procesos desconocidos para las personas. En estas situaciones, la formación es necesaria para permitir el conocimiento y el aprendizaje. Este último pilar tiene por objeto enseñar a hacer y se realiza a partir de la encuesta a los empleados que necesitan formación, así como de otros datos necesarios para su realización, como la duración y la elección del profesor.

 

 

 

Maximizar el proceso de sinergia y obtener resultados en su gestión del cambio

Es esencial maximizar la efectividad del proceso de sinergia y el equilibrio entre lo estratégico, lo táctico y lo operacional, para hacer la conexión entre el propósito del cambio a realizar por la organización y la nueva realidad de la vida cotidiana de las personas.

De esta manera, es posible asegurar una mejor adhesión de los equipos al proceso de cambio y hacer que la iniciativa sea más exitosa.

 

 

¿Qué puede hacer el Coaching para promover la gestión del cambio en las organizaciones?

El coaching es una poderosa herramienta de gestión del cambio que proporciona datos, promueve intervenciones conductuales a medida que se desarrollan las habilidades y capacita a los grupos para aprovechar el dinamismo y la fuerza.

El coaching genera innumerables herramientas de autogestión. Se trata de un proceso fluido que interviene en la organización en función de sus diferentes necesidades de acción, contribuyendo al mejor resultado personal y colectivo y a la mejora de los resultados.